Actualizado a 21/10/2023

Cada viaje es un mundo y en cada viaje que se organiza surgen diferentes situaciones que hay que abordar. Por esta razón, no nos es posible recoger toda la casuística, pero si te damos ideas

1. La selección del alumnado dependerá del equipo Erasmus+. El departamento Erasmus+ facilitará un listado de alumnos al profesor organizador de la movilidad. El listado incluirá la puntuación obtenida por cada alumno para establecer el orden de prioridad del alumnado.
2. Todos los alumnos tienen que tener nacionalidad de alguno de los países miembros o permiso de residencia de larga duración. En cualquier caso, todos los alumnos deben tener la documentación necesaria para viajar y se debe informar a la familia de que ellos serán los responsables si no la tienen.
3. Todos los alumnos tienen que tener tarjeta sanitaria europea. Si no disponen de ella, no les cubrirá el seguro escolar. Si alguno de tus alumnos no es comunitario no podrá obtener la TSE, por lo que deberás comunicarlo al Equipo Erasmus+ para que pueda gestionar su seguro o que sea la familia quien lo contrate. En ningún caso se puede viajar sin seguro y serán responsables de asegurarse los profesores organizadores de la movilidad.
4. Asegúrate de que el nombre que aparece en la documentación de los alumnos es el mismo que el que está en los listados, pues en las solicitudes a veces omiten segundos nombres, ponen apodos, etc. Tampoco es 100% fiable la plataforma de educamos porque a veces hay errores en los nombres o apellidos de los alumnos.
5. Elabora el listado final de los alumnos y profesores que van a realizar la movilidad y facilítaselo al equipo Erasmus+ para que puedan:
   1. Preparar la documentación
   2. Calcular el dinero del que se dispone para realizar la movilidad
   3. Solicitar el seguro
6. Ponte en contacto con los tutores de los cursos de los alumnos para informarles que hay alumnos de su clase que van a realizar una movilidad, y así pueda comunicárselo a los profesores del curso para que, a ser posible, no pongan exámenes durante el tiempo que están fuera. Esto es una petición que nos han hecho los padres, pues se trata de una movilidad organizada por el centro.
7. Si se trata de un intercambio, organiza fechas de viaje tanto de nuestros alumnos como de los alumnos que vamos a recibir.
8. Si se trata de un intercambio, haz un planning en coordinación con nuestro socio europeo, de lo lo que van a hacer los alumnos que recibimos y envíales presupuesto para que lo acepten.
9. Haz un planning de lo que se va a hacer en destino y calcula un presupuesto, para ello tendrás que comunicarte con el contacto y coordinar las actividades con el centro al que se visita.
10. Prepara una reunión para padres y alumnos en la que se explique qué se va a hacer, lo que les va a costar (importe del viaje y lo que cubre), lo que se espera de los alumnos (comportamiento), consecuencias en caso de incumplimiento, basics de maleta ….
11. Estar en contacto con las familias y que os informen de alergias alimentarias o ambientales, medicación, etc. . Si el alojamiento es en familias hay que informar a las familias de acogida, en caso contrario serán los profesores los responsables de administrar la medicación, evitar reacciones alérgicas u otras circunstancias que se puedan dar.
12. Informa al ministerio de asuntos exteriores de quienes y dónde viajan y las fechas en que se va a realizar el desplazamiento. Esto no es obligatorio, pero si recomendable.
13. Enviar fotos y reseñas del viaje para la difusión Erasmus+.